Indkøb og økonomi
Indkøb
Nyhedsbreve fra AU Indkøb
AU's indkøbsportal
Find en medarbejder i AU Indkøbsafdeling
Når du køber ind på AU’s regning, er der en række regler og procedurer, der skal overholdes. Herunder er AU forpligtet til at sikre en fair konkurrence, når der købes ind.
Der kan altid hentes hjælp via din instituttets indkøbskoordinator Anette Kjems, eller ved direkte kontakt til Indkøb i fællesadministrationen på udbud@au.dk.
Indkøbsproces:
- Brug indkøbsaftalerne: AU har indkøbsaftaler på en lang række indkøbsområder. Hvis AU har en aftale skal denne benyttes.
- Hvis AU ikke har en indkøbsaftale, der dækker dit behov:
Indkøb under 100.000 kr.
Her må du gerne selv gennemføre dit indkøb, men du kan også hente råd og vejledning via Indkøb i fællesadministrationen. Du skal være opmærksom på, at du skal hente mindst to tilbud og sikre, at du har dokumentation f.eks. i form af mails eller et kort notat du selv udfærdiger.
Indkøb over 100.000 kr.
Her skal du altid tage kontakt til din indkøbskoordinator eller Indkøb i fællesadministrationen med henblik på en vurdering af dit indkøb og en aftale om indkøbsprocessen. Afhængig af karakteren af dit indkøb vil du enten selv kunne gennemføre indkøbet, eller det vil kunne ske i samarbejde med Indkøb i fællesadministrationen. Der vil som minimum skulle indhentes to tilbud og sikres dokumentation i form af mails eller et kort notat.
Indkøbsprocesser kan i de fleste tilfælde gennemføres relativt hurtigt. Der kan dog være større projekter, hvor indkøbsprocessen kræver både tid og ressourcer. Dette gælder i særlig grad ved indkøb over ca. 1,6 mio. DKK., hvor indkøbet skal i EU-udbud. Derfor er det vigtigt, at du kontakter din indkøbskoordinator eller Indkøb i fællesadministrationen hurtigst muligt efter du konstaterer, at der er et indkøbsbehov, som du skal have assistance med.
Her finder du indkøbsaftaler for bl.a.
billeje, brændstof til biler og egne tankanlæg, bøger, flytteservice, it, kaffe mm., kontorforsyning, køb/leje af køretøjer, værksted, møbler og inventar, rejser. service og tjenesteydelser
Registrering af ansøgninger i ReAp
For at kunne lave bedre institutbudgetter, holde øje med succesrater hos de enkelte bevillingsgivere, samt styre dækningen af basisomkostningerne, skal ansøgninger over 50.000 kr. indtastes i det web-baserede system ReAp til registrering af ansøgninger.
Nyttige links
Økonomi og regnskab
MBG's controller
Økonomi og regnskab
AU Økonomiportal
Information om økonomi ved AU såsom it systemer, økonomimanual, blanketter, vejledninger, EAN numre, mv.
AU Regnskabsportal
Information om regnskab ved AU såsom regnskabs forskellige afdelinger, åbningstider, adresse mv.
Support ved Regnskab
Institut for Molekylærbiologi og Genetik har tre indgange til Regnskabsafdelingen:
- Leverandørspørgsmål - Jonna Knudsen - 87 15 34 98, jonna.knudsen@au.dk
Spørgsmål vedr. indgående fakturaer såvel danske som udenlandske i papirform. Rykkerhenvendelser fra leverandører, betalinger til leverandører og omposteringer, EAN nr. mv. - Personrelaterede spørgsmål - Lene Priesborg - 87 15 35 02, lene.priesborg@au.dk
rejseafregninger og udlæg, kreditkort, password til AURUS og brugen af AURUS, forsikringskort, tjenestebiler, afregninger for censorer og bedømmere, regler vedr. bespisning, dagpenge, gaver mv. samt spørgsmål i relation til flyrejser mv. - Andre henvendelser - Regnskabs hovednr. 87 15 05 15
Spørgsmål vedr. fakturering, indbetalinger, forfaldne tilgodehavender, told, anlægskartotek mv.
For spørgsmål vedr. løn, ansættelseskontrakter, ansættelsesprocedure, fratrædelser, feriepenge mv. henvises til HR.