Office 365

Office 365 - digital platform for e-mail og samarbejde

Office 365 udrulles ved MBG i perioden 23. april-9. maj 2019

Aarhus Universitets fælles mail- og kalendersystem, Exchange Online, er en del af Office 365. Exchange Online rummer din AU mail og kalender.
Exchange Online giver en bedre mailsikkerhed med to-faktor validering.

Office 365 er ligeledes en digital samarbejdsplatform, hvor medarbejderne på en sikker måde kan udveksle filer, kommunikere virtuelt og samskabe indhold.
Platformen er et stærkt og effektivt alternativ til fx Dropbox og andre fildelingsløsninger.


Udrulningen af Office 365 foregår i tre faser og forventes at være helt afsluttet i sommeren 2020 (se nederst på siden).

Fase 1 - alle AU’s mailbokse flyttes "ud i skyen"

  • AU IT varetager selve flytningen til den nye platform - ved MBG i perioden 23. april-9. maj 2019
  • Medarbejderne skal selv installere og aktivere en app til totrinsbekræftelsen på deres mobil
  • Alle medarbejdere får en mail fra AU IT 14 dage før deres mailboks bliver flyttet med information om, hvad de helt konkret skal gøre. 

AU IT sørger for grundig information, vejledning og support

14 dage før din enhed flyttes og frem til selve flytningen, vil du modtage en række mails med udførlig information om installation og aktivering af totrinsbekræftelse. Samtidig står din lokale IT-support klar til at hjælpe både før og efter flytningen.

Aktiver totrinsbekræftelse for fortsat at have adgang til din mailboks efter flytningen

Totrinsbekræftelse foregår via en app på en smartphone eller alternativt via en såkaldt ”token”, et slags elektronisk nøglekort, hvis du ikke har medarbejdermobil og ikke vil anvende din private telefon. Du skal selv installere app’en, og aktivere totrinsbekræftelsen inden flytningen. Hvis ikke totrinsbekræftelsen er aktiveret inden flytningen, vil du blive midlertidigt afskåret fra din mailboks umiddelbart efter flytningen.

Efter flytningen skal du logge særskilt ind på mail og kalender

Når app’en er installeret og totrinsbekræftelsen aktiveret, og din mailboks er blevet flyttet, vil du fremover med jævne mellemrum skulle logge ind på din mail og kalender med brugernavn og adgangskode, og derefter bekræfte dit login med din smartphone eller din token. Dette er et nødvendigt tiltag for at højne informationssikkerheden på AU.

Yderligere oplysninger

Har du brug for hjælp med implementeringen, så kontakt din lokale IT-support eller MBG's sekretariat.                                                                                                                     


De tre faser i projektet

  • Fase 1: Flytning af mail og kalender til Office 365, inkl. totrinsbekræftelse – forår/sommer 2019
  • Fase 2: Flytning af personlige drev til OneDrive – efterår/vinter 2019/2020
  • Fase 3: Udrulning af Office 365 samarbejdsplatform til alle medarbejdere – forår 2020.

Allerede i fase 2 vil nogle af de stærke funktionaliteter i Office 365 blive tilgængelige for medarbejderne. Herunder muligheden for at dele og samskabe filer.

I fase 3 vil de samarbejdsværktøjer, der understøtter samarbejde i projekter, blive alment tilgængelige. Det drejer sig om de såkaldte ”teams”-sites og om projektsites bygget i Sharepoint

Hvis du allerede er bruger af Sharepoint eller af PowerBI, så vil de også på disse systemer opleve at skulle bruge totrinsbekræftelsen ved login.  

125445 / i31