Administration
MBG's sekretariat tilbyder administrativ hjælp (hovedsageligt til senior VIP) inden for nedenstående områder. Hvis du har brug for hjælp til en ting, du ikke finder nedenfor, eller er du i tvivl om, hvem der gør hvad, så bedes du kontakte sekretariatsleder Inge Danielsen.
Administrative systemer
- Brightspace - Birgitte Larsen (Rikke Mie Rahbek)
- Conference manager (tilmeldingssystem til konferencer, møder mv.) – Birgitte Larsen
- Emply (online rekrutteringssystem) - vejledning i brug samt løsning af praktiske opgaver i systemet - Helle Homann (TAP + vid.ass./postdoc)/Anne Færch Nielsen (adjunkt-, lektor- og professorstillinger)
- IndFak - alle sekretærer
- Labbook, alm. og administrator - Helle Homann (sammen med Astrid Munk fra DANDRITE)
- MitHR: (ferie, fravær) Dorte Abildskov og (ansættelser Helle Homann)
- PURE – hjælp til at oprette og rette profilsider/publikationer – Birgitte Larsen/Helle Homann
- ReAp (registrering af fondsansøgninger) - Anne Færch Nielsen
- Rejs ud - hjælp med rejseafregninger og afregning af eksterne partnere – alle sekretærer
- Scala - program til uploading af slides til skærme - Lisbeth Heilesen, Rikke Mie Rahbek og Birgitte Larsen
- Typo3 webprogram - Lisbeth Heilesen, Anne Færch Nielsen og Birgitte Larsen
- WorkZone (forskningsansøgninger, aftaler og adgange samt samarbejdsaftaler) - Birgitte Larsen, Helle Homann, Rikke Mie Rahbek, Anne Færch Nielsen (fondsansøgninger)
Studieadministration (bachelor, kandidat, ph.d.)
- Praktisk hjælp med undervisningsmaterialer – Rikke Mie Rahbek
- Praktisk hjælp med eksamensopgaver – Rikke Mie Rahbek
- Registrering af kurser og eksamener – Sara O'Keefe/Andrea Brønniche
- Opsætning og opdatering af kursusbeskrivelser – Sara O'Keefe/Andrea Brønniche
- Undervisningsplanlægning for kandidatkurser – Sara O'Keefe/Andrea Brønniche
- Kursusevaluering – Sara O'Keefe/Andrea Brønniche
- Eksamensplanlægning for kandidatkurser – Sara O'Keefe/Andrea Brønniche
- Ph.d.-administration – Helle Homann (og Mie Meulengracht Christensen)
Infrastruktur
- Fravær - send e-mail til fravaer@mbg.au.dk
- Ferie og sygdom. – vejledning og registrering – Dorte Abildskov
- Kontorartikler - bestilling/opfyldning – Rikke Mie Rahbek/Gitte Dueholm
- Printere - vedligehold/påfyldning – Gitte Dueholm
- Filmdosimetre, fordeling/forsendelse – Rikke Mie Rahbek
- Telefoner - bestilling/fejlmelding/beskatning – Dorte Abildskov
- Arbejdsmiljø – Birgitte Larsen
- Planlægning/gennemførelse af receptioner i forbindelse med jubilæer, pensionering mv. – Dorte Abildskov/Gitte Dueholm
- Webshop (nøgledepositum) - Dorte Abildskov/Gitte Dueholm
Nye medarbejdere og studerende
- Introduktionsmateriale til nye medarbejdere – Dorte Abildskov
- Adgangskort/nøgler Adgangskort: Dorte Abildskov/ Rikke Mie Rahbek Nøgler: Dorte Abildskov/Gitte Dueholm
- Registrering af institut e-mail adresser (@mbg.au.dk) – Rikke Mie Rahbek/Birgitte Larsen
- Tilføjelser/rettelser af personprofiler i MSK/PURE profile – Birgitte Larsen/Helle Homann
- E-mail distributionslister – Rikke Mie Rahbek/Birgitte Larsen
- Fotografering - Lisbeth Heilesen
- Uploading af portrætfoto i PURE - Lisbeth Heilesen
- Oprettelse af hjemmeside for forskere - Lisbeth Heilesen
- Tilføjelse på relevante hjemmesider med lister over forskere og TAP'er - Lisbeth Heilesen
- Webshop (nøgledepositum) - Dorte Abildskov/Gitte Dueholm
MBG's sekretariat
Klik på billedet for større udgave
Økonomi
Denne funktion varetages af medarbejdere ved Faculty of Natural Sciences
Sekretærer og kontormedarbejder
Arbejdsopgaver
- Ferie, sygdom, barns første/anden sygedag
- Adgangskort/nøgler
- Introduktionsmateriale til nyt personale
- Receptioner (jubilæer, tiltrædelsesforelæsninger, pensionering osv.)
- Generel støtte til medarbejdere, studerende og gæster
- MitHR
- Support til årsmøder
- Support til Samarbejdsudvalg og Institutledelsen
Arbejdsopgaver
- Ph.d.-administration
- Administrativ support i forbindelse med ansættelser af TAP, vid.ass. og postdocs, herunder Emply (online rekrutteringssystem) (Anne Færch Nielsen for adjunkt-, lektor- og professorstillinger)
- Sekretær for Ph.d.-programudvalget
- Labbook-administrator
- Registrering af medarbejdere (MSK)
- AU Timeløn
- Generel støtte til medarbejdere, studerende og gæster
Arbejdsopgaver
- Workzone superbruger
- Conference manager (tilmeldingssystem til konferencer, møder mv.)
- Brightspace administrator
- PURE og MSK - opsætning og rettelser af personer
- Support til arbejdsmiljøorganisationen
- Sekretær for Arbejdsmiljøudvalget
- Visumansøgning til gæsteforskere og praktikanter
- RejsUd og REEX - hjælp med rejseafregninger og afregning af eksterne partnere
- Klassificering af forskningsprojekter
- Sekretær for Rajagopal Scholarship committee
- Sekretær for ITEASc
- Opdatering af instituttets e-maillister / adgang til O-drev
Arbejdsopgaver
- Registrering af medarbejdere og studerende (MSK)
- Filmdosimeter
- Undervisningsstøtte
- Support til Institutforum
- Administration af Kjeldgaard Lectures and Brian Clark Lectures og MBG Internal Seminar Series
- Young Investigator Symposium
- Indkøb
- Bogudlån/bogbestilling
- Hjælp til IndFak/RejsUd/REEX
- Kontakt til kunstfonde/ansvarlig for deponeret og doneret kunst
- Generel støtte til medarbejdere, studerende og gæster
Arbejdsopgaver
- Workzone arkivering
- Håndtering af post og forsendelser
- Adgang til bygninger for nye medarbejdere og studerende
- Kontorpladser
- Indkøb af kaffe, kantineartikler og andre produkter
- Lokalebooking og bestilling af forplejning til møder
- Praktisk hjælp til større arrangementer
- Håndtering af kontorartikler
- Supervisor for kantinen
Hjælp til studieadministration fra NAT
Arbejdsopgaver
Studieadministration for MBG (bachelor, kandidat, ph.d.)
- Registrering af kurser og eksamener
- Opsætning og opdatering af kursusbeskrivelser
- Undervisningsplan
- Eksamensplanlægning for kandidatkurser
Sekretariatsleder
Arbejdsopgaver
- Leder af sekretariat (sekretærer), værksted, laboratorieglasvask og køkken
- Sekretariatsbistand til - og medlem af - institutledelsen
- Repræsentant fra MBG i forhold til fakultets- og universitetsadministration
Støtte til ekstern funding
Arbejdsopgaver
- Strategi for fondsansøgnnger og deadlines
- Budgetstøtte, budgetgodkendelse og støttebreve til forskningsansøgninger
- Feedback på bevillingsforslag + koordinering af intern peer review
- Rekruttering (Emply) af adjunkt, lektor, professor
- Registrering af forskningsansøgninger i ReAp og Workzone
- Støtte til Forskningsudvalget
- MBG Young Investigator Symposium
- MBG postdoc forening
- Indstillinger til forskningspriser og udvalg
Kommunikationssupport
Job description
- Hjemmesider
- Nyhedsbrev
- Sociale medier
- Nyhedsartikler
- Fotografering
- Oversættelser
- Layout-opgaver (Indesign, Illustrator, Photoshop)
- Informationsskærme